Program Lucru
8:00 - 17:00

Comunic, deci exist!

Eu comunic, tu comunici, noi comunicam… „Comunicare” a devenit, din nefericire, un cuvant ce pare banal. Asa sa fie?

  • Ce este de fapt comunicarea?
  • Este cheia oricarei relatii. Este cea care mentine sanatatea

Indiferent ca este vorba de comunicarea verbala/non-verbala sau scrisa, nu putem avea o relatie daca nu comunicam. Lipsa comunicarii este un dusman al oricarei relatii, ea duce la neintelegeri, urmate de conflicte si chiar despartiri.

  • Este de ajuns doar sa comunicam, sa transmitem un mesaj?
  • Nu, este foarte important cum comunicam!

Felul in care spunem ceva este, cel putin, la fel de important precum continutul mesajului. Altfel, cum putem avea pretentia ca interlocutorul nostru sa inteleaga ce spunem? Apoi, este foarte important sa ne alegem cele mai potrivite cuvinte, simple si concise, concentrate pe continut si potrivite stilului si nivelului de intelegere al partenerului nostru de vorbire. Dacă vom reusi sa ne alegem cuvintele care trebuie, vom spune ce trebuie, iar daca ne alegem si momentul potrivit, deci vorbim cand trebuie, vom avea toate sansele sa pornim o comunicare eficienta!

Cum sa comunicam eficient in relatiile de business

In orice companie, indiferent de obiectul ei de activitate, modul in care se realizeaza comunicarea este foarte important. O comunicare buna intre angajati, intre superiori si angajati, se va reflecta intotdeauna in relatia dintre companie si partenerii ei: furnizori, clienti, banci, institutii ale statului. Astfel, un flux de comunicare coerent, concis si direct contribuie intr-o mare masura la bunul mers al companiei, chiar la dezvoltarea ei.

Sa ne dezvoltam modul in care comunicam direct

Atunci cand vorbim cu prietenii, familia sau colegii folosim un limbaj comun si poate nu suntem intotdeauna atenti la modul in care transmitem o informatie. Uneori ne bazam pe faptul ca „este de la sine inteles” si nu mai acordam importanta feedback-ului, poate ca nici nu il mai cerem si nici nu il mai oferim. Acesta este un prim pas catre o comunicare ineficienta care poate duce catre neintelegeri cu cei din jurul nostru. In schimb, cand comunicam cu sefii, cu o persoana cu „functie”, cu un medic sau cu altcineva care nu ne este prea familiar, incercam sa fim mai atenti la modul in care ne exprimam si ne manifestam in mod diferit. Totusi, exista posibilitatea sa nu ne putem face intelesi. De ce? Pentru ca nu avem exercitiu, pentru ca nu suntem obisnuiti sa fim atenti la cum ne exprimam. Si nu vorbim despre exprimarea corecta din punct de vedere gramatical, ci de exprimarea „pe inteles”, pe intelesul celui caruia ii transmitem mesajul. Pentru a ne dezvolta comunicarea directa, ar fi bine sa fim atenti la:

  • Claritatea vorbirii. Sa folosim propozitii simple si clare, cu inceput si sfarsit, in sensul de a nu deschide paranteze dupa paranteze, incercand sa venim cu numeroase argumente si explicatii suplimentare si astfel sa ne indepartam de subiectul initial. Cunoastem cu totii oameni care se pierd in amanunte, vorbesc mult si spun putin. Este o vorbă din popor care spune ca sunt oameni care ”vorbesc mult, prost si fara rost”. Ar fi bine sa nu ne situam printre ei.
  • Reactiile partenerului nostru de discutie. Trebuie sa ne asiguram ca mesajul nostru a fost inteles. Facem acest lucru cerand feedback (punem intrebari) si explicand suplimentar, daca este cazul. Nu este de ajuns sa intrebam „ai inteles?” si sa ne multumim cu un „da”.
  • Ascultarea activa. A auzi nu este acelasi lucru cu a asculta. Auzim multe in jurul nostru, dar nu suntem interesati de tot ce auzim. Doar atunci cand ne intereseaza un subiect devenim atenti, uneori chiar ne oprim din ceea ce avem de facut pentru a ne asigura ca intelegem. A asculta activ inseamna sa ascultam cu intentia de a intelege!
  • Atunci cand vrem sa fim de folos, cand ne dorim cu adevarat sa contibuim la o anumita actiune, incepem sa empatizam cu ceilalti (implicati in aceeasi actiune), adica sa vedem prin ochii lor, sa simtim ce simt ei si, in acest fel, sa ne intelegem mai bine. Comunicarea se realizeaza acum si la nivel emotional, nu ramane doar la nivel „de conversatie”
La telefon comunicam diferit?

Traim intr-o lume dinamica in care este important sa tinem pasul si nu putem face acest lucru fara sa ne folosim de tehnica actuala. Telefonul este un canal de comunicare de nelipsit, care ne ofera flexibiltate in activitatile zilnice. Pentru a avea o comunicare eficienta prin telefon, ar fi bine sa:

  • Incepem pozitiv prin a raspunde rapid si a avea o voce optimista. In acest fel transmitem ca suntem ok si deschisi la conversatie. Stim cu totii ca atunci cand ne raspunde o voce „abia trezita” sau nervoasa, avem tendinta de a scurta conversatia inainte ca ea sa inceapa, din dorinta de a nu deranja sau supara.
  • Ne pastram calmul, chiar partenerul nostru de discutie este nervos. Amabilitatea si calmul se transmit si invita la amabilitate si calm, la fel cum vocea ridicata determina o alta voce ridicata. Atitudinea determina atitudine! Pastrandu-ne calmul vom cere indirect, fara cuvinte, calm!
  • Ne notam ceea ce se discuta, astfel vom stii ce ar trebui sa facem in continuare. A scrie principale idei, date si cifre in timpul unei conversatii, s-a dovedit a fi o buna metoda de a stii ce si cum sa facem in continuare.
Dar… in comunicarea scrisa cum stau lucrurile?

Mai bine sau mai putin bine, in functie de context – ar fi raspunsul. Atunci cand trebuie sa facem o informare, lucrurile pot fi mai simple apeland la comunicarea scrisa. Important este sa avem grija sa scriem toate datele, intr-o ordine coerenta. Orice „scapare” se poate intoarce impotriva noastra in mod negativ. Avantajul unei comunicari scrise este ca aceasta poate fi distribuita in acelasi timp unui numar mai mare de persoane (ex. o informare privind noul program de lucru catre toti angajatii). Uneori, comunicarea in scris, in situatia in care „nu se poate altfel”, poate deveni o adevarata provocare pentru cei implicati. De exemplu, daca ni se cere sa raspundem la cateva intrebari in urma unei intalniri, putem fi pusi in situatia in care sa nu stim ce si cum sa spunem. Ne-ar fi fost mai usor sa vorbim, sa ne folosim tonalitatea vocii, sa gesticulam, sa punem intrebari pentru a ne clarifica in privinta a ceea ce se doreste de la noi. Sa scriem este uneori foarte greu.

Totusi, exista cateva „secrete” care ne pot ajuta sa comunicam si in acest fel:

  • Facem o ciorna. Incepem sa scriem ce ne trece prin minte, in ordinea in care ne vin ideile, nu conteaza cum scriem, important este sa scriem. Apoi ordonam, taiem, adaugam, rescriem si vom fi incantati sa vedem ca am reusit sa compunem un text. Cine a facut vreodata asta, va intelege la ce ma refer.
  • Folosim virgule, semne de intrebare si de exclamare, ghilimele si emoticoane pentru a ne arata emotiile si starea sufleteasca. Vom transmite astfel si emotii, nu doar cuvinte.
  • Folosim exemple, citate si intrebari retorice. Astfel invitam la reflectie asupra subiectului de discutie, invitam in mod indirect la cautarea in comun a raspunsurilor.

In concluzie, modul in care comunicam ne influenteaza relatiile cu ceilalti si depinde doar de noi sa ne facem intelesi, prin cuvinte putine, dar bine alese, si sa ne construim astfel relatii de lunga durata, bazate pe adevar, respect si incredere. 

“O buna comunicare nu depinde de cat de bine spunem lucrurile, ci de cat de bine suntem intelesi.” (Andrew Grove)

 

Autor: Ioana Otoiu, Brand Manager & Manager Comunicare